I 5 suggerimenti principali per selezionare il miglior fornitore di soluzioni in loco

Ogni evento di successo si basa su una combinazione di distributori affidabili e la scelta di quelli giusti spesso può diventare una sfida.

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A causa dei rapidi cambiamenti tecnologici e della crescente quantità di fornitori sul mercato, è possibile scegliere troppe opzioni: alcune di esse possono offrire il servizio adatto alle proprie esigenze, altre no. Questi fattori potrebbero rendere la ricerca un po ‘più complicata. Fortunatamente, c’è un modo per semplificare l’intero processo!

Come soluzione di gestione degli eventi, conosciamo tutti gli aspetti critici che dovresti prendere in considerazione quando scegli il tuo fornitore in loco. Quindi, abbiamo creato un elenco dei nostri 5 migliori consigli per scegliere il miglior fornitore in loco:

1. Determina le tue esigenze e i tuoi obiettivi

La prima cosa da fare come organizzatore di eventi è il brainstorming e la realizzazione di requisiti specifici che il provider dovrebbe fornire per l’evento. Ma prima di farlo, dovresti farti queste domande: quali sono i miei bisogni e obiettivi attuali? Cosa mi aspetto dal mio fornitore di soluzioni in loco? Una volta che hai una risposta, vedrai che elencare le tue esigenze sarà molto più semplice.

Inoltre, consigliamo vivamente di avere i requisiti pronti prima di esaminare le proposte. Perché? Bene, pianificando in anticipo un solido elenco di condizioni per i fornitori, sarà più semplice giudicare ciascuno valutando quanto sono soddisfatte.

La nostra intuizione:

È sempre bene ascoltare i consigli dei professionisti quando prendono una decisione importante. Quando si esaminano le proposte, chiedere consigli lungo il percorso, in modo da poterli combinare con le proprie competenze e l’elenco dei requisiti. Questo è anche un buon indicatore per vedere quanto siano esperti e qualificati i provider.

2. Confronta le tue migliori soluzioni

Dopo avere un elenco chiaro delle tue esigenze e dei tuoi obiettivi, devi fare alcune ricerche per filtrare le soluzioni in loco che soddisfano le tue esigenze, fino a trovare la soluzione perfetta. Certo, sappiamo che guardarsi intorno tonnellate di fornitori possono essere un compito scoraggiante (e richiede molto tempo), soprattutto se sei un organizzatore di eventi. Quindi, il modo migliore per restringere le tue opzioni è quello di cercare pagine come Capterra, blog di settore degli eventi e altri siti relativi agli eventi per aiutarti a trovare la soluzione giusta.

Nel restringere le opzioni, prendere in considerazione aspetti quali la reputazione, anni di esperienza, numero di clienti, tipo di soluzioni che fornisce, tra gli altri.

Inoltre, avere una lista di controllo con le tue condizioni aiuta ad accelerare il processo, poiché puoi rimuovere immediatamente un’azienda dalle tue opzioni se mancano un requisito. Un altro buon modo per filtrarli è quello di valutare le necessità che stai cercando nel software in base all’importanza, poiché una caratteristica potrebbe essere un bel desiderio, ma non un must. Dopo aver selezionato i tuoi preferiti, puoi confrontarli tutti per vedere se esiste una soluzione che offre qualcosa di diverso dal resto.

La nostra intuizione:

Ecco una panoramica di ciò che di solito ci si può aspettare da un fornitore di servizi “Soluzione in loco”:

  • Registrare
  • Stampa badge
  • Monitoraggio dei partecipanti
  • Acquisizione di piombo
  • Rapporti e analisi
  • App per eventi mobile

Tra i servizi standard offerti, è necessario trovare un provider con un fattore differenziale che potrebbe essere più adatto al proprio evento.

Ad esempio, un fattore che ci separa dalle altre aziende è che in Azavista stiamo lavorando per diventare il fornitore più ecologico implementando materiali biodegradabili su prodotti come badge, porta badge e cordini, in modo che possano essere riutilizzati e riciclati. Se sei interessato a ridurre l’impatto sulla plastica durante gli eventi, questa soluzione potrebbe essere la soluzione migliore. È solo una questione di cercare la soluzione giusta per le tue esigenze e obiettivi.

3. Richiedi più preventivi

Questo è molto importante: non ottenere un preventivo da un solo fornitore! Anche se sei sicuro di concludere l’affare con una specifica azienda, ottenere più di un preventivo è la migliore pratica. Inoltre, queste citazioni serviranno come punto di riferimento per confrontare i fornitori in futuro. Inoltre, guardando più fornitori, si ha un’idea dei prezzi standard del settore.

La nostra intuizione:

In Azavista offriamo preventivi su misura per ciascuno dei nostri potenziali clienti poiché comprendiamo che i loro requisiti e obiettivi sono unici, quindi l’offerta dovrebbe seguire tali criteri.

4. Vai con il tuo istinto

Alla fine della giornata, collaborerai con il fornitore selezionato prima, durante e dopo l’evento, quindi prenditi il tuo tempo per valutare tutte le opzioni.

Se non ti senti sicuro delle tue scelte, chiedi maggiori informazioni o torna all’elenco che hai creato e richiedi preventivi diversi dai fornitori. Quando trovi la scelta migliore, saprai che è la volta, perché ti sentirai bene.

La nostra intuizione:

Dopo aver scelto il fornitore, non affrettare il processo di chiusura dell’accordo, poiché potresti perdere alcuni dettagli importanti perché non hai ricontrollato tali informazioni. Dalla nostra esperienza, sappiamo che questo tipo di offerte richiede tempo, quindi cerchiamo di avere tutte le chiamate e / o le riunioni necessarie con i nostri potenziali clienti fino a quando non troviamo l’offerta migliore.

 

5. Preparati al successo

Ora che hai concluso l’accordo con il tuo fornitore di soluzioni in loco, è tempo di assicurarti che la tua esperienza in loco vada a buon fine offrendo un’esperienza eccezionale ai partecipanti durante l’evento. Prima dell’evento, dovresti conoscere tutti i dettagli sul team in loco che ti supporterà durante l’evento. Servizi come il check-in, badge, recupero di piombo e altro, devono essere spiegati e concordati con il tempo. La nostra intuizione: Ad Azavista, forniamo un team di conferenze per supportare il personale in loco durante l’evento, inoltre, giorni prima, forniamo al tuo team sessioni di allenamento adeguate. Inoltre, aiutiamo a spedire, intensificare, configurare e testare la tua tecnologia in loco per l’evento.

Hai altri modi per selezionare il tuo fornitore in loco? Ci piacerebbe sentirne parlare nella sezione commenti!

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