Gestione dei Partecipanti
Gestendo in modo efficiente i partecipanti, è possibile svolgere i compiti più velocemente e avere un migliore controllo sull’accesso alle diverse attività dell’evento. Con l’aiuto del nostro potente strumento di gestione dei partecipanti è possibile gestire, segmentare e coinvolgere i contatti in un unico luogo!
Tieni traccia di tutti coloro che sono collegati al tuo evento
Il modulo di gestione dei partecipanti è una delle caratteristiche principali di Azavista in quanto consente di conservare le informazioni su chiunque all’interno del proprio eventi.
Le caratteristiche di gestione dei partecipanti che stai cercando
Dì addio a lunghi documenti Excel. Ora puoi avere tutti i tuoi contatti in un unico luogo, con una potente suite di funzioni per gestirli nel modo più efficiente possibile.
Diversi tipologie di
partecipanti
Ospiti, partecipanti, VIP, relatori, speakers, workshop leaders - potete disporre di un database completo e integrato di persone coinvolte nel vostro evento. È possibile selezionare tutti i tipi di partecipanti necessari per il vostro evento, in modo da poter pianificare in base a questo il resto delle vostre attività.
- Tipologie predefinite di partecipanti predefiniti
- Crea le tue tipologie personalizzate
- Aggiungi i partecipanti uno ad uno oppure semplicemente caricare un file dal tuo computer
Panoramica integrata di
tutti i partecipanti
Tieni traccia delle informazioni relative alla gestione dei partecipanti, come dettagli personali, posti a sedere, inviti, stato RSVP e molto altro. Puoi anche scegliere di avere una panoramica predefinita dei dati o uno personalizzato, a seconda di quale si adatta meglio alle esigenze uniche del tuo evento.
- Un unico database per tutti i contatti
- Ordina, filtra e salva il set di ricerca utilizzato
- Ricerca avanzata dei partecipanti
Ricerca dinamica e segmentazione dei partecipanti
Ordina o filtra l'elenco dei partecipanti in base ai criteri scelti. Tra le altre cose puoi segmentare il database per esportare la lista partecipanti necessaria e inviare il messaggio giusto al pubblico giusto. Azavista offre liste dinamiche che si aggiornano automaticamente in tempo reale, rendendo più facile la gestione dell'intero processo.
- Visione sulle istantanee dei partecipanti
- Unisci i contatti
- Attiva gli avvisi di modifica
Elenchi facilmente
modificabili
Accedi a tutti i dati dei tuoi partecipanti e modifica la loro selezione di registrazione, le opzioni di pagamento o i dati di fatturazione direttamente dal dashboard principale. Sta a te decidere se farlo tu stesso oppure dare ai partecipanti la possibilità di farlo da sé.
- Aggiorna i partecipanti tutti insieme in una sola mossa
- Modifica manualmente lo stato dei partecipanti uno ad uno oppure in blocco
- Guards gli aggiornamenti e le modifiche dei partecipanti in tempo reale
Export e
condivisione
Puoi esportare facilmente la tua lista in diversi tipi di file. La parte migliore è che è possibile filtrare i partecipanti che si desiderano esportare e scegliere l’arco temporale di cui si ha bisogno. Questa lista può essere utilizzata in seguito per generare lead di qualità per i tuoi prossimi eventi.
- Salvare e denominare le opzioni di export per un uso futuro
- Condividere l’elenco dei partecipanti via e-mail
Migliore gestione dei partecipanti attraverso il teamwork
La tua lista non solo avrà informazioni sui partecipanti e sui dettagli relativi agli eventi a cui stanno partecipando o a cui sono invitati. Ora, per ogni partecipante, è possibile aggiungere note personalizzate, assegnare compiti ai propri colleghi e persino tenere traccia dei progressi.
- Assegnare i compiti ai collaboratori
- Monitoraggio dei progressi
Diverse Opzioni di Integrazione
Puoi sincronizzare tutti i dati dei partecipanti in tempo reale grazie all’integrazione con diverse altre piattaforme. Importa i dati da altre piattaforme per ottimizzare i processi di pianificazione e marketing degli eventi.
Molte altre Caratteristiche
Attivare gli avvisi quando è stata apportata una certa modifica a un partecipante o a un gruppo di partecipanti.
Aggiungere i partecipanti caricando diversi tipi di file
Inviare e-mail a un partecipante, a tutti oppure un certo gruppo di partecipanti utilizzando modelli di e-mail completamente personalizzati
Consentire alle parti esterne di invitare persone al vostro evento
Scegliere per ogni evento quali partecipanti invitati o registrati devono essere approvati.
Supportiamo aziende di qualsiasi tipo e dimensione
Azavista può supportare gli eventi professionali più esigenti al mondo grazie a una suite di potenti strumenti.
Esplora altri moduli. Mescolare e abbinare.
Che cosa possiamo fare per voi? Mescola e abbina i moduli adatti alle tue esigenze specifiche.
Azavista è unica nell’offrire Workflow per eventi. Gli organizzatori di eventi possono creare rapidamente una varietà di flussi di lavoro con tutti i moduli della piattaforma. Qui potete pensare a processi di approvazione dei partecipanti, approvazione di contenuti, approvazione di eventi, gestione di budget e molto altro. Il modulo Workflow è costruito in modo tale che anche i processi complessi possano essere creati senza la necessità di programmatori informatici o specialisti tecnici, ma semplicemente dagli stessi organizzatori dell’evento.
Gestisci il tuo team in un’unica interfaccia per semplificare la logistica e la pianificazione del tuo evento – evita di sopraffare i tuoi organizzatori con infinite liste e pagine Excel! Puoi creare e assegnare incarichi a colleghi e a contatti esterni, seguire l’andamento dell’evento e tenere traccia dei costi, delle presenze e dell’avanzamento del progetto.
L’esperienza digitale giusta per il tuo evento con un sito web completamente brandizzato. La piattaforma predispone di un semplice ma funzionale strumento di editing dei contenuti con i nostri modelli innovativi, elementi di drag and drop, font e colori personalizzabili. Puoi anche aggiungere il tuo contenuto personalizzato in HTML, CSS o Javascript per promuovere il tuo evento in qualsiasi modo tu possa immaginare!
Azavista offre una visione complessiva e in tempo reale dei partecipanti all’evento e dello stato della loro registrazione, che può essere facilmente modificata ed esportata in diversi formati. Gestendo in modo semplificato questi aspetti, è possibile svolgere con efficienza i compiti necessari e avere un migliore controllo sulle attività dell’evento.
Il nostro modulo CRM permette di gestire il flusso complessivo dei partecipanti e delle attività di tutti gli eventi passati e futuri. È completamente personalizzabile in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Inoltre, è possibile utilizzare questo modulo per campagne di email marketing e newsletter non necessariamente legate ad un evento. 
La nostra Event App non solo è facile e veloce da configurare, ma anche completamente personalizzabile per il vostro marchio aziendale. Migliora l’impatto dei tuoi eventi con l’esperienza mobile in grado di offrire ai tuoi partecipanti opportunità di networking e il giusto contenuto prima, durante e dopo l’evento.
Una parte essenziale dell’esperienza di un evento è avere un sistema di check-in veloce e senza intoppi. I partecipanti vengono automaticamente registrati scansionando un QR code, unico per partecipante, generato per il loro biglietto d’ingresso all’evento. Il check-in può essere associato alla stampa in loco di badge per una particolare categoria di partecipanti o per l’intera lista degli ospiti.
Azavista raccoglie dati da ogni angolo del processo di pianificazione dell’evento per fornirvi report di facile comprensione che ti permettono di prendere decisioni più accurate. Puoi controllare lo stato delle principali variabili nella pianificazione eseguendo report istantanei, esportando i tuoi dati e condividendoli con altri membri del team. Puoi impostare avvisi anche per altri stakeholder chiave della tua azienda.
La creazione di moduli di registrazione per i partecipanti, per i relatori, per gli sponsor e molti altri è una delle migliori caratteristiche della nostra piattaforma. È possibile utilizzare facilmente vari template per creare nuovi eventi, bastano solo 3 click. Inoltre, è possibile creare moduli di iscrizione avanzati composti da più step e che supportino qualsiasi esigenza. Il tutto senza aver bisogno di alcuna formazione per ottenere risultati sorprendenti.
Il programma degli eventi ha spesso una grande varietà di dinamiche, ecco perché con Azavista puoi creare e gestire diverse attività all’evento, come per esempio workshop, seminari e riunioni. Inoltre, è possibile effettuare aggiornamenti in tempo reale e consentire ai partecipanti di registrarsi alle singole sessioni.
Con la nostra soluzione, potete facilmente organizzare eventi a pagamento per conferenze, corsi di formazione e altro ancora. Questo modulo permette anche di aggiungere altri prodotti come parte della shopping card e inviare il biglietto al diretto destinatario. Inoltre, supportiamo vari codici di sconto, valute multiple. È possibile mostrare prodotti specifici a determinati partecipanti, includere codici di sconto e valute multiple. Offriamo, infine, la massima flessibilità per il gestore di pagamento con cui vorresti lavorare.
Il nostro modulo di gestione di hotel e roomblock è particolarmente adatto per eventi che prevedono il soggiorno in hotel per uno o più giorni. E’ possibile personalizzare la sistemazione prima e dopo il soggiorno e gestire gruppi da 10 a 2000 camere. I partecipanti possono selezionare l’hotel preferito e il tipo di camera nel modulo di registrazione. Al momento della conferma della registrazione, i nostri sistemi aggiornano automaticamente l’assegnazione delle camere, in modo che tu possa avere sempre il controllo sulla disponibilità delle camere. 
La nostra soluzione semplifica il processo di gestione dei vostri fornitori, la ricerca di nuovi fornitori permette visibilità sulla spesa totale. Che si tratti di un locale, catering, aiuto o qualcos’altro – puoi trovare l’opzione migliore avendo allo stesso tempo un maggiore controllo sul tempo speso per assicurarsi il fornitore giusto.
Con la nostra integrazione per viaggi e voli, Azavista ti permette di gestire i viaggi dei partecipanti verso l’evento. La piattaforma supporta l’integrazione Sabre, Amadeus e TravelPort Galileo. I dati consentono di pianificare i trasferimenti e la logistica. Il modulo supporta sia i viaggi individuali che di gruppo e permette di tenere traccia delle spese di viaggio complessive per evento.
Pianifica una demo con uno dei nostri consulenti per esplorare ulteriormente Azavista
Siamo pronti ad aiutarti a superare tutte le tue sfide di gestione degli eventi.