Ci sono stati alcuni grandi miglioramenti e sviluppi entusiasmanti nel mondo degli eventi e delle conferenze, e questo nuovo anno non fa eccezione. Ma con tutti questi rapidi cambiamenti, gli organizzatori devono rimanere aggiornati sulle principali tendenze nel mondo degli eventi per il 2020, in modo da poterle integrare nella pianificazione dei propri!
1. Un’attenzione continua alla sostenibilità
La sostenibilità è un argomento che è stato nella lista delle tendenze degli eventi per anni ed è tuttora molto rilevante, dobbiamo continuare a parlarne fino a quando non avremo fatto i necessari cambiamenti all’interno del settore. Quest’anno inizieremo a vedere più organizzatori che optano per soluzioni più ecologiche al fine di ridurre l’impatto della plastica monouso. Vedremo anche un aumento del materiale riciclato per la progettazione di eventi e un maggior numero di collocazioni di cestini per il riciclaggio, per ridurre la quantità di rifiuti che finiscono in discarica. Anche se questi sono alcuni modi per rendere sostenibile il vostro evento, si possono applicare più opzioni:
- Luoghi: cercate luoghi sostenibili.
- Rifiuti di carta: carta per le discariche per la comunicazione digitale.
- Rifiuti alimentari: scoraggiate lo spreco di cibo con contenitori riutilizzabili.
- Decorazioni floreali: scegliete decorazioni consapevoli.
- Energia verde: abbracciate l’elettronica a energia solare.
- Trasporti: incoraggiate il car sharing o l’uso dei mezzi pubblici.
- Imballaggi: utilizzate materiali riciclati o biodegradabili.
- Stand e mobili: utilizzare materiali riciclati per gli stand di mostre, fiere o anche spazi di incontro pop-up.
- Swag: salta la borsa del gadget, passa al digitale.
- Bevande: evitare di acquistare singole bottiglie d’acqua o bevande, si può scegliere un distributore all’ingrosso o una brocca.
2. Badge e biglietti
Badge e biglietti sono elementi fondamentali per gli organizzatori di eventi perché sono un aspetto integrante dell’organizzazione e dell’acquisizione dei dati dei partecipanti. Per quest’anno, vedremo una significativa diminuzione dell’uso della carta per i biglietti, le ricevute e le conferme, poiché tutto sta passando al digitale. L’aumento dei tag RFID & NFC, QR code, applicazioni per eventi e di tutti gli altri dispositivi portatili per la gestione dei biglietti ha cambiato le carte in tavola per l’industria degli eventi.
Non molto tempo fa i partecipanti facevano lunghe file a causa dell’inefficienza del servizio di registrazione. Ora, le soluzioni per il check-in in loco e la stampa dei badge sono diventate molto veloci e fluide grazie ai più recenti progressi tecnologici. Inoltre, un’altra grande tendenza sarà l’utilizzo di badge, portabadge e cordini in materiali biodegradabili. Questi tipi di prodotti possono degradarsi in normali condizioni di discarica entro 5 anni, mentre i prodotti tradizionali, come i portabadge in vinile, possono richiedere fino a 400 anni!
L’industria degli eventi continuerà certamente a digitalizzare le ricevute e a ridurre l’uso di carta e plastica lungo tutta la catena di fornitura fino a quando questi materiali non saranno obsoleti.
3. Nuovi livelli di personalizzazione
Poiché non tutti i partecipanti al vostro evento faranno lo stesso percorso all’interno dell’evento, è importante che abbiamo una maggiore personalizzazione possibile in modo da poter ottenere esattamente ciò di cui hanno bisogno. Questa sarà una delle maggiori tendenze del 2020. Personalizzando l’esperienza del partecipante, si è in grado di aggiungere più valore all’evento, mostrandolo personalizzato e ben pensato. Anche se ci sono molti modi per personalizzare il vostro evento, vi citeremo i più innovativi:
AI e Machine Learning
Senza dubbio, l’intelligenza artificiale (IA) e l’apprendimento automatico sono tra le tecnologie più promettenti nel mondo degli eventi. Presto saranno utilizzate in tutti gli aspetti delle riunioni e delle conferenze. Con l’aiuto di queste due potenti tecnologie, gli organizzatori di eventi possono elevare l’esperienza dei partecipanti attraverso l’ottimizzazione della programmazione dell’agenda, il networking e la personalizzazione individuale dell’esperienza.
Big Data
L’utilizzo dei dati per pianificare e guidare le decisioni relative agli eventi verrà alla ribalta nel 2020 perché è uno strumento potente che può aiutare a creare un evento di successo. Senza dubbio, l’uso di big data è un’incredibile opportunità per una crescita massiccia. Vedremo altri casi di come l’uso corretto dei dati aiuti i pianificatori di eventi a prendere decisioni importanti in diversi modi che prima non erano possibili.
4. Software All-In-One per la gestione degli eventi
Un Software All-In-One Event Management è diventato oggi uno strumento talmente essenziale per gli organizzatori di eventi, che diventerà una delle scelte migliori per il 2020.
Perché? I pianificatori cercano costantemente di ridurre i costi logistici per la ricerca e l’utilizzo di soluzioni disparate in tutto il processo di pianificazione degli eventi, ecco perché una piattaforma All-In-One è un’ottima opzione per ridurre costi in modo significativo.
Queste soluzioni integrate non solo forniscono moduli flessibili e robuste funzionalità per l’organizzazione di un evento, ma anche la piena integrazione con altri strumenti che i pianificatori di eventi utilizzano.
Ecco altri vantaggi chiave delle Piattaforme di gestione eventi integrate:
- Consentire ai partecipanti di registrarsi all’evento online
- Facilitare l’elaborazione sicura dei pagamenti
- Aumentare l’interazione dei partecipanti con gli espositori, il personale e altri partecipanti
- Promuovere eventi tramite email, siti web o social media
- Creare e personalizzare sessioni, programmi e piani di esposizione
- Costruire app personalizzate per integrare l’esperienza dell’evento con i dispositivi mobili dei partecipanti
- Misurare e analizzare il ROI degli eventi
5. Privacy digitale
Mentre l’uso dei dati è fondamentale per avere un vantaggio competitivo nel 2020, la privacy digitale è altrettanto importante, soprattutto perché il regolamento generale dell’Unione europea sulla protezione dei dati è già entrato in vigore. Anche negli Stati Uniti è in corso di attuazione il “Mind Your Own Business Act”. Se un evento o una conferenza richiede la raccolta di informazioni personali dai partecipanti, i pianificatori devono assicurarsi di essere aggiornati su tutte le leggi sulla privacy digitale che sono state applicate quest’anno.
Fortunatamente, le piattaforme di gestione degli eventi aiutano gli organizzatori integrando tutti i requisiti di protezione dei dati necessari, in modo da proteggere le informazioni personali dei partecipanti. Inoltre, grazie a questi requisiti, si previene qualsiasi tipo di violazione della sicurezza.
