Non c’è da stupirsi se sempre più conferenze e fiere vengono cancellate, rinviate o trasformate in eventi virtuali. L’emergenza sanitaria che il mondo sta vivendo ha costretto le persone a cambiare i loro piani e gli itinerari di viaggio per i prossimi mesi e a cercare alternative online a questo cambiamento improvviso. Ora, invece di ritrovarsi in un evento affollato, i partecipanti assistono direttamente da casa o dall’ufficio a sessioni di webinar, eventi live-stream o contenuti registrati.
Anche se gli eventi in loco offrono vantaggi unici come le interazioni faccia a faccia, la domanda di eventi virtuali continua ad aumentare, soprattutto ora. Dal live-streaming alle sessioni preregistrate, sempre più aziende stanno ristrutturando i loro eventi per offrire esperienze di coinvolgimento che vanno oltre lo schermo di un computer. Questo ha aperto la strada a nuovi modi per connettere le persone online, riducendo allo stesso tempo anche i costi per l’organizzazione di eventi e, se vogliamo dirla tutta, anche le emissioni di anidride carbonica!
Molti organizzatori di eventi che sono già passati agli eventi online e agli incontri virtuali sono ancora in fase di “scoperta”. Perché? Beh, alcuni non avevano questo tipo di eventi come strategia principale e altri lo stanno facendo magari per la prima volta. Ma la verità è che nessuno sa ancora quale sia la formula migliore per ogni evento. Quello che sappiamo è che c’è molto di più di un evento virtuale che ospita un webinar, ecco perché è importante avere una struttura chiara da seguire quando si pianifica un evento virtuale.
Sia che abbiate un evento programmato per quest’anno o che stiate solo cercando idee per muovervi nel digitali, utilizzate questa struttura per pianificare una coinvolgente esperienza online.
Approccio e Piattaforme
Prima di decidere quale sia l’approccio migliore per ospitare un evento virtuale, è necessario esaminare il briefing dell’evento per vedere se il piano si traduce bene in un formato virtuale. Solo perché lo fanno altri sul mercato non significa che sia una strategia adatta a tutti i settori. Se un’esperienza virtuale serve allo scopo del vostro evento, allora ha senso passare al digitale. Se non si allinea, è necessario trovare un approccio che funzioni meglio.
Una volta che avete chiarito questo, considerate le seguenti domande: Perché i partecipanti si iscriveranno al vostro evento? Cosa offrite per aggiungere valore? Sulla base delle risposte potrai decidere quale tipo di contenuto è adatto al vostro evento. Assicuratevi di dare priorità ai contenuti chiave e a conclusioni mirate.
Ora è il momento di valutare quale tipo di evento virtuale si adatta meglio ai vostri scopi e obiettivi stabiliti:
Completamente Virtuale
Gli eventi virtuali coinvolgono persone che interagiscono in un ambiente virtuale piuttosto che in un luogo fisico. Questi eventi online sono multi-sessione, altamente interattivi e possono prevedere webinar e webcast. Inoltre, sono adatti a qualsiasi evento che preveda presentazioni multiple, sale di discussione o esperienze per coinvolgere i partecipanti.
Ibrido
Un evento ibrido è un qualsiasi tipo di evento – conferenza, fiera, seminario di formazione, ecc – che combina elementi live o face to face con componenti online. Offre un modo efficace per aumentare significativamente la partecipazione ed estendere la portata di un evento dal vivo attraverso eventi online.
Live-Streaming
Gli eventi in diretta streaming sono ottimi per ampliare la portata del vostro business, migliorare la visibilità e distribuire i contenuti a un nuovo pubblico. Questo tipo di evento online permette ai partecipanti di condividere facilmente l’evento con altre persone come colleghi, amici o familiari. Può anche essere incredibilmente conveniente per gli organizzatori di eventi.
Pre-registrato
Questo tipo di evento online viene registrato, modificato e condiviso per essere visualizzato in seguito. Non solo può essere presentato in anteprima in una data specifica, ma può anche essere disponibile online tramite video on demand (VOD). Allo stesso tempo, dà la possibilità di far apparire i contenuti in diretta, anche se non lo sono. Questa opzione offre maggiore flessibilità agli organizzatori di eventi.
Formato e Design del Programma
Proprio come le conferenze in loco, gli eventi virtuali sono disponibili in molti formati. Sia che decidiate di tenere una sessione di dibattito, una serie di interviste o un pitch round, dovete offrire un’esperienza unica per i vostri partecipanti, qualcosa che faccia in modo che la vostra azienda si distingua dalla concorrenza.
Discussioni e Dibattiti:
- Riuniscono i migliori esperti di talento in diverse aree per condividere e costruire un’esperienza.
- Sono utili se un argomento è troppo complesso per essere trattato da una sola persona o se il pubblico deve essere esposto a vari punti di vista nella stessa sessione.
Interviste:
- Sono dialoghi di approfondimento tra gli organizzatori dell’evento e gli esperti del settore.
- Gli esperti possono condividere le loro conoscenze in sessioni di domande e risposte dal vivo, che mantenere il coinvolgimento del pubblico.
Pitch rounds:
- I pitch rounds si tengono con il solo scopo di permettere alle startup di presentare le loro idee a un gruppo di giurie (di solito investitori o stakeholder).
- Questo formato virtuale è un ottimo modo per aumentare la fidelizzazione dei partecipanti grazie alla sua esperienza dinamica.
Lezioni specifiche:
- Le lezioni specifiche (o keynote) ispirano, intrattengono ed educano il pubblico su un argomento specifico.
- Le keynote sono condotte da relatori scelti per la loro competenza in un particolare settore e per la loro capacità di attirare il pubblico.
- In un ambiente virtuale, i relatori non hanno più bisogno di recarsi in un altro luogo per presentare il loro nozioni e i partecipanti non devono più cercare posti disponibili per partecipare alla sessione!
Muoversi online significa anche replicare il design e il branding della vostra azienda in uno spazio digitale. Assicuratevi di consultare le linee guida del vostro marchio prima di creare qualsiasi materiale visivo o prima di costruire qualsiasi set per il vostro evento. Allo stesso modo, tutto il design fisico e/o digitale creato per l’evento deve mantenere la coerenza della vostra identità grafica.
Tecnologia
Gli organizzatori di eventi ospitano con successo eventi virtuali quando hanno a disposizione il giusto set di strumenti. Per prepararsi al grande giorno bisogna pensare a queste domande: Dove sarà girato l’evento? Sarà tutto a distanza? In studio? Oppure in ufficio? In base alle vostre risposte potrete individuare l’allestimento di cui avrete bisogno, come attrezzature audio e video, attrezzature per lo studio, ecc.
Oltre a questi elementi tecnologici, gli organizzatori di eventi possono anche beneficiare dell’utilizzo di una piattaforma tecnologica per eventi per pianificare l’intero processo dell’evento, dalla promozione alla realizzazione e alla gestione. Ecco le più importanti soluzioni tecnologiche per eventi da utilizzare nell’esecuzione di un evento virtuale:
Sito web dell’evento
Il sito web di un evento è in prima linea d’importanza in qualsiasi evento live o virtuale e funziona come un potente strumento per attirare nuovi partecipanti. Attraverso il sito web è possibile promuovere il proprio evento in modo costante, fornendo contenuti ricchi di informazioni che mantengano informati i potenziali partecipanti e li spingano a prendere parte all’evento. Il sito web dovrebbe anche comunicare il valore del vostro evento virtuale, pur avendo lo stesso look and feel della vostra azienda.
Registrazione
Un robusto strumento di registrazione consente di impostare senza sforzo i moduli di registrazione per i partecipanti, i relatori, gli sponsor e le approvazioni, tutto in un unico posto. Questi moduli permettono alle persone di registrarsi all’evento virtuale, di inviare le loro preferenze e di fornire le informazioni per un eventuale pagamento. Potete assicurarvi di offrire un’esperienza di registrazione impeccabile, aumentando al contempo la partecipazione all’evento.
Email Marketing
L’email marketing vi aiuta ad espandere la conoscenza del vostro marchio puntando e collegandovi con i partecipanti giusti, al momento giusto. Non solo potete stimolare la domanda per il vostro evento virtuale, ma potete anche aumentare le iscrizioni e tenere informati i partecipanti. Utilizzate uno strumento di email marketing che vi permette di brandizzare e personalizzare le vostre email, così come anche di automatizzare e programmare sulla base dei dati dei partecipanti – il tutto tenendo traccia del numero di click e dei tassi di conversione.
App per eventi
Un’App per eventi è una delle componenti più importanti della tecnologia per eventi virtuali. Questo strumento aiuta ad aumentare il coinvolgimento dei partecipanti attraverso funzionalità che stimolano l’interazione prima, durante e dopo l’evento. Per i partecipanti, è qui che possono scegliere quali sessioni aggiungere all’agenda, avere una buona visione d’insieme degli argomenti attivi e partecipare tramite sondaggi e domande durante le sessioni. Per gli organizzatori, è qui che raccolgono dati rilevanti, come il coinvolgimento dei partecipanti e la popolarità della sessione.
Ospiti online
On-Camera – A seconda del tipo di evento virtuale, dovete trovare relatori e/o esperti che terranno discorsi su argomenti specifici, faranno interviste o parteciperanno a tavole rotonde durante il vostro evento. Dovrebbero essere leader di pensiero con un forte seguito. Inoltre, tenete presente che non tutti i relatori che hanno fiducia sul palcoscenico hanno fiducia davanti a schermo. Non invitate qualcuno che non si senta a proprio agio in questo tipo di evento.
Off-camera – Per garantire che i commenti e le interazioni dei partecipanti vengano affrontati, dovete assegnare questo compito a qualcuno del vostro team. Vedrete come il pubblico si sentirà incluso durante le vostre sessioni – questo aiuta ad aumentare la partecipazione rispetto alla chat e ai social, e di conseguenza la fidelizzazione.
Interattività e Coinvolgimento
Quando si ospita un evento virtuale, non si può semplicemente assistere in streaming alla sessione pianificata e aspettarsi che questa sia la migliore esperienza online per i partecipanti. Dovete considerare l’interattività e l’impegno in ogni decisione relativa al contenuto del vostro evento virtuale. Questi aspetti possono fare la differenza quando gli spettatori decidono di sintonizzarsi in diretta oppure di rimanere nell’evento virtuale.
Se permettete ai partecipanti di partecipare a una conversazione in tempo reale, la loro esperienza dell’evento sarà più emozionante e coinvolgente! Tenete a mente che in un ambiente virtuale è anche possibile includere chat, elementi interattivi ed esempi in tempo reale che non necessariamente si inseriscono in una scenografia tradizionale offline.
Integrate queste tattiche per aumentare l’interattività e l’impegno dell’evento:
Domande e risposte – Durante il vostro evento virtuale, selezionate le domande migliori tra il vostro pubblico oppure lasciate che siano i partecipanti stessi a decidere di cosa discutere.
Sondaggi in diretta – Aumentate l’interazione del vostro incontro ed eventi virtuali sondando il vostro pubblico in tempo reale.
- Gamification – Genera esperienze di alta qualità e aumenta la partecipazione e l’impegno dei partecipanti.
- Funzionalità di chat -Permettete ai partecipanti di interagire in tempo reale tra di loro con una funzionalità di chat.
Ora che avete la struttura ideale per sviluppare eventi virtuali, potete decidere se iniziare o meno a pianificare la vostra esperienza immersiva online. Ricordate, con il giusto piano e la tecnologia appropriata potete offrire un’esperienza eccezionale ai vostri partecipanti!
Azavista fornisce un potente set di strumenti che ti aiuta a pianificare con successo qualsiasi evento, sia di persona o virtuale. Le nostre solide integrazioni garantiscono la preparazione per i vostri eventi virtuali. Utilizzando diversi formati predefiniti come elementi di design, potrete costruire facilmente il profilo della vostra conferenza. I nostri modelli di organizzazione dei meeting sono plug-and-play e massimizzano l’esperienza dei partecipanti, risparmiando tempo prezioso per cogliere nuove opportunità.
