Azavista https://www.azavista.it/ Event Technology Mon, 13 Jan 2020 11:04:23 +0000 it-IT hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.2.5 https://www.azavista.it/wp-content/uploads/2019/07/cropped-favicon-32x32.png Azavista https://www.azavista.it/ 32 32 Tecnologia degli Eventi: Le Principali Tendenze per il 2020 https://www.azavista.it/tecnologia-degli-eventi-le-principali-tendenze-per-il-2020/ https://www.azavista.it/tecnologia-degli-eventi-le-principali-tendenze-per-il-2020/#respond Mon, 13 Jan 2020 11:01:31 +0000 https://www.azavista.com/?p=22717

Ci sono stati alcuni grandi miglioramenti e sviluppi entusiasmanti nel mondo degli eventi e delle conferenze, e questo nuovo anno non fa eccezione. Ma con tutti questi rapidi cambiamenti, gli organizzatori devono rimanere aggiornati sulle principali tendenze nel mondo degli eventi per il 2020, in modo da poterle integrare nella pianificazione dei propri!

1. Un’attenzione continua alla sostenibilità

La sostenibilità è un argomento che è stato nella lista delle tendenze degli eventi per anni ed è tuttora molto rilevante, dobbiamo continuare a parlarne fino a quando non avremo fatto i necessari cambiamenti all’interno del settore. Quest’anno inizieremo a vedere più organizzatori che optano per soluzioni più ecologiche al fine di ridurre l’impatto della plastica monouso. Vedremo anche un aumento del materiale riciclato per la progettazione di eventi e un maggior numero di collocazioni di cestini per il riciclaggio, per ridurre la quantità di rifiuti che finiscono in discarica. Anche se questi sono alcuni modi per rendere sostenibile il vostro evento, si possono applicare più opzioni:

  • Luoghi: cercate luoghi sostenibili.
  • Rifiuti di carta: carta per le discariche per la comunicazione digitale.
  • Rifiuti alimentari: scoraggiate lo spreco di cibo con contenitori riutilizzabili.
  • Decorazioni floreali: scegliete decorazioni consapevoli.
  • Energia verde: abbracciate l’elettronica a energia solare.
  • Trasporti: incoraggiate il car sharing o l’uso dei mezzi pubblici.
  • Imballaggi: utilizzate materiali riciclati o biodegradabili.
  • Stand e mobili: utilizzare materiali riciclati per gli stand di mostre, fiere o anche spazi di incontro pop-up.
  • Swag: salta la borsa del gadget, passa al digitale.
  • Bevande: evitare di acquistare singole bottiglie d’acqua o bevande, si può scegliere un distributore all’ingrosso o una brocca.

 

2. Badge e biglietti

Badge e biglietti sono elementi fondamentali per gli organizzatori di eventi perché sono un aspetto integrante dell’organizzazione e dell’acquisizione dei dati dei partecipanti. Per quest’anno, vedremo una significativa diminuzione dell’uso della carta per i biglietti, le ricevute e le conferme, poiché tutto sta passando al digitale. L’aumento dei tag RFID & NFC, QR code, applicazioni per eventi e di tutti gli altri dispositivi portatili per la gestione dei biglietti ha cambiato le carte in tavola per l’industria degli eventi.

Non molto tempo fa i partecipanti facevano lunghe file a causa dell’inefficienza del servizio di registrazione. Ora, le soluzioni per il check-in in loco e la stampa dei badge sono diventate molto veloci e fluide grazie ai più recenti progressi tecnologici. Inoltre, un’altra grande tendenza sarà l’utilizzo di badge, portabadge e cordini in materiali biodegradabili. Questi tipi di prodotti possono degradarsi in normali condizioni di discarica entro 5 anni, mentre i prodotti tradizionali, come i portabadge in vinile, possono richiedere fino a 400 anni!

L’industria degli eventi continuerà certamente a digitalizzare le ricevute e a ridurre l’uso di carta e plastica lungo tutta la catena di fornitura fino a quando questi materiali non saranno obsoleti.

3. Nuovi livelli di personalizzazione

Poiché non tutti i partecipanti al vostro evento faranno lo stesso percorso all’interno dell’evento, è importante che abbiamo una maggiore personalizzazione possibile in modo da poter ottenere esattamente ciò di cui hanno bisogno. Questa sarà una delle maggiori tendenze del 2020. Personalizzando l’esperienza del partecipante, si è in grado di aggiungere più valore all’evento, mostrandolo personalizzato e ben pensato. Anche se ci sono molti modi per personalizzare il vostro evento, vi citeremo i più innovativi:

AI e Machine Learning

Senza dubbio, l’intelligenza artificiale (IA) e l’apprendimento automatico sono tra le tecnologie più promettenti nel mondo degli eventi. Presto saranno utilizzate in tutti gli aspetti delle riunioni e delle conferenze. Con l’aiuto di queste due potenti tecnologie, gli organizzatori di eventi possono elevare l’esperienza dei partecipanti attraverso l’ottimizzazione della programmazione dell’agenda, il networking e la personalizzazione individuale dell’esperienza.

Big Data

L’utilizzo dei dati per pianificare e guidare le decisioni relative agli eventi verrà alla ribalta nel 2020 perché è uno strumento potente che può aiutare a creare un evento di successo. Senza dubbio, l’uso di big data è un’incredibile opportunità per una crescita massiccia. Vedremo altri casi di come l’uso corretto dei dati aiuti i pianificatori di eventi a prendere decisioni importanti in diversi modi che prima non erano possibili.

 

4. Software All-In-One per la gestione degli eventi

Un Software All-In-One Event Management è diventato oggi uno strumento talmente essenziale per gli organizzatori di eventi, che diventerà una delle scelte migliori per il 2020.
Perché? I pianificatori cercano costantemente di ridurre i costi logistici per la ricerca e l’utilizzo di soluzioni disparate in tutto il processo di pianificazione degli eventi, ecco perché una piattaforma All-In-One è un’ottima opzione per ridurre costi in modo significativo.

Queste soluzioni integrate non solo forniscono moduli flessibili e robuste funzionalità per l’organizzazione di un evento, ma anche la piena integrazione con altri strumenti che i pianificatori di eventi utilizzano.

Ecco altri vantaggi chiave delle Piattaforme di gestione eventi integrate:

  • Consentire ai partecipanti di registrarsi all’evento online
  • Facilitare l’elaborazione sicura dei pagamenti
  • Aumentare l’interazione dei partecipanti con gli espositori, il personale e altri partecipanti
  • Promuovere eventi tramite email, siti web o social media
  • Creare e personalizzare sessioni, programmi e piani di esposizione
  • Costruire app personalizzate per integrare l’esperienza dell’evento con i dispositivi mobili dei partecipanti
  • Misurare e analizzare il ROI degli eventi

5. Privacy digitale

Mentre l’uso dei dati è fondamentale per avere un vantaggio competitivo nel 2020, la privacy digitale è altrettanto importante, soprattutto perché il regolamento generale dell’Unione europea sulla protezione dei dati è già entrato in vigore. Anche negli Stati Uniti è in corso di attuazione il “Mind Your Own Business Act”. Se un evento o una conferenza richiede la raccolta di informazioni personali dai partecipanti, i pianificatori devono assicurarsi di essere aggiornati su tutte le leggi sulla privacy digitale che sono state applicate quest’anno.

 
Fortunatamente, le piattaforme di gestione degli eventi aiutano gli organizzatori integrando tutti i requisiti di protezione dei dati necessari, in modo da proteggere le informazioni personali dei partecipanti. Inoltre, grazie a questi requisiti, si previene qualsiasi tipo di violazione della sicurezza.

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Nuova release: Azavista 3.0 https://www.azavista.it/nuova-release-azavista-3-0/ https://www.azavista.it/nuova-release-azavista-3-0/#respond Wed, 20 Nov 2019 13:15:16 +0000 https://www.azavista.fr/?p=22520

Da oggi, Azavista ha una presenza internazionale nell’Unione Europea, in America e nei paesi dell’Asia-Pacifico, inoltre, forniamo supporto ai nostri clienti in 6 lingue diverse. Il nostro team è composto da professionisti esperti, sparsi in tutto il mondo, che si dedicano a supportare i nostri clienti e l’estesa comunità di eventi Azavista. La nostra passione è quella di utilizzare la tecnologia per risolvere le frustrazioni di lunga data dei professionisti di eventi e conferenze.

Nel corso degli anni, l’azienda ha lavorato per raggiungere l’obiettivo di fornire una soluzione per eventi veramente all-in-one, ecco perché siamo stati in continua evoluzione e implementando cambiamenti nella piattaforma. Tutto questo con l’obiettivo di migliorare l’esperienza del cliente. Detto questo, siamo entusiasti di annunciare che Azavista 3.0 è finalmente arrivato!

Ciò che rende diversa questa nuova potente versione è il fatto che offre un’ampia gamma di moduli flessibili e funzionalità robuste agli eventi aziendali e ai professionisti delle conferenze, al fine di aiutare ad automatizzare e semplificare i processi durante l’intero ciclo di vita dell’evento! Ecco una panoramica delle nuove funzionalità che potrai accedere a questa nuova release:

Flessibilità

  • Scegliere i moduli di cui avete bisogno
  • Personalizza in base alle tue esigenze aziendali
  • Branding
  • Integrazione con i vostri tool preferiti (o tool in uso)
  • Percorso evento del partecipante brandizzato (dalla prima e-mail al sito web di registrazione e all’app per l’evento e alla stampa dei badge e al sondaggio post-evento).

Automazione

  • Flussi di lavoro potenti
  • Lavorare su attività significative e non ripetitive
  • Risparmiare tempo

UX e UI Aggiornati

  • Esperienza utente intuitiva
  • Interfaccia utente moderna
  • Meno tempo per svolgere le attività
  • Meno tempo e denaro per la formazione dei dipendenti

Veloce, Stabile e Sicuro

  • Sviluppato sulla base delle migliori pratiche tecnologiche
  • Conforme alla regolamentazione GDPR
  • Un posto per tutti i tuoi dati
  • Dati sicuri e pagamenti sicuri

All-in-One

  • Dalla gestione dei partecipanti alla creazione di un’app per eventi (qualunque siano le vostre esigenze, non importa quanto piccoli o grandi i progetti siano).
  • Potente strumento di automazione marketing
  • Indipendentemente dal tipo di evento (riunioni, conferenze, seminari, ecc.)
  • Ciclo di vita dell’evento (naviga qui ogni aspetto dell’evento)

Reporting

  • Reporting per evento e cross eventi (dashboard in tempo reale)
    Visibilità a tutta l’organizzazione e agli stakeholder
    Personalizzazione dei report
    Branding
    Tonnellate di dati e approfondimenti per prendere decisioni migliori e migliorare costantemente i risultati degli eventi. (es. clic sul sito web, conversione e-mail, ab testing,…..). Misurare, misurare e misurare

Flessibilità:

La nuova piattaforma fornisce tutti gli strumenti necessari per la perfetta organizzazione di un evento. Attraverso un’ampia gamma di moduli flessibili, i team possono combinare e abbinare ogni modulo in base alle loro esigenze, il che li aiuterà ad automatizzare e semplificare i processi durante l’intero ciclo di vita dell’evento.

Ad esempio, il nostro modulo Website Content Management permette agli utenti di personalizzare il sito web dell’evento per adattarlo facilmente al look and feel della propria azienda o di altri eventi. Se hanno bisogno di aggiungere colori personalizzati, loghi, icone o caricare una varietà di tipi di contenuti, la nostra piattaforma lo facilita! Inoltre, forniamo anche un percorso completo per i partecipanti all’evento che rispetta il marchio aziendale, dalla prima e-mail al sito web di registrazione, all’app per l’evento, alla stampa dei badge e al sondaggio post-evento.

Inoltre, l’applicazione si integra con il CRM e gli strumenti di automazione di marketing per consentire la visualizzazione di materiale di marketing sullo stesso dispositivo e inviare i file ai potenziali clienti interessati, aggiungendo un ulteriore punto di contatto che serve come un semplice e istantaneo follow-up ai vostri sforzi face-to-face.

Automazione:

Azavista è unica nella sua offerta di flussi di lavoro per eventi perché consente agli organizzatori di creare rapidamente una varietà di flussi di lavoro per tutti i moduli della piattaforma. Ad esempio, è possibile pensare a processi di approvazione dei partecipanti, approvazioni di contenuti, approvazioni di eventi, workflow di budget e molto altro ancora. Il nostro obiettivo è di assicurarci che i clienti lavorino su attività significative, non ripetitive!

Inoltre, il modulo Workflow è costruito in modo tale che anche i processi complessi possono essere creati dagli organizzatori di eventi senza la necessità di specialisti di ingegneria o di workflow. In seguito, non solo risparmiano tempo per lavorare su cose che richiedono maggiore enfasi, ma sono anche in grado di risparmiare denaro ottimizzando i processi.

Aggiornato UX e UI:

Uno dei più grandi cambiamenti che abbiamo fatto nell’interfaccia è stato intorno all’UX e all’interfaccia utente. Con Azavista 3.0 abbiamo fatto in modo che gli utenti potessero avere un’esperienza intuitiva, senza bisogno di una formazione approfondita per iniziare a lavorare sulla piattaforma. Ora, il look and feel è stato completamente rinnovato, rendendolo una moderna interfaccia utente.

I clienti avranno bisogno di meno tempo per svolgere le attività perché ogni modulo della piattaforma è facile da capire, il che alla fine contribuirà ad aumentare la produttività e le prestazioni delle loro attività quotidiane. Inoltre, abbiamo affrontato un altro aspetto importante con l’UX e l’interfaccia utente aggiornati; ora le aziende dovranno investire meno tempo e denaro nella formazione dei dipendenti a per quanto intuitiva é l’interfaccia.

Veloce, Stabile e Sicuro:

Con la nostra soluzione migliorata, i professionisti degli eventi aziendali e delle conferenze sono in grado di ottimizzare la pianificazione degli eventi in una piattaforma stabile, veloce e sicura. Tutto questo grazie all’impegno del nostro team, che negli ultimi mesi ha lavorato duramente per costruire il miglior sistema tecnologico. In questa nuova release, abbiamo implementato tutte le migliori pratiche che abbiamo appreso nel corso degli anni, così come i feedback che abbiamo ricevuto dai nostri clienti e i professionisti degli eventi.

Inoltre, poiché onoriamo i diritti dei nostri utenti alla privacy e alla protezione dei dati, abbiamo una cultura del rispetto della privacy in azienda. In qualità di GDPR compliant, abbiamo implementato le politiche e le procedure necessarie nella nostra piattaforma in modo che possa essere un luogo sicuro dove è possibile avere dati sicuri ed elaborare pagamenti sicuri.

Tutto in Uno:

Azavista è una soluzione all-in-one che fornisce gli strumenti giusti per crescere e gestire con successo gli eventi. Dalla gestione dei partecipanti alla creazione di un’applicazione per eventi, abbiamo tutto sotto controllo. Qualunque siano le vostre esigenze, per quanto piccoli o grandi progetti, il nostro team vi assisterà in ogni fase del percorso.

Allo stesso tempo, offriamo un potente strumento di automazione del marketing che consente di visualizzare i materiali di marketing sullo stesso dispositivo e di inviare i file ai potenziali clienti interessati, aggiungendo un ulteriore punto di contatto che serve come un semplice e istantaneo follow-up ai vostri sforzi face-to-face. Indipendentemente dal tipo di evento (riunione, conferenza, conferenza, ecc.) o dal ciclo di vita dell’evento, gli utenti sono in grado di navigare in ogni aspetto dell’evento.

Reporting:

Azavista 3.0 consente agli utenti di prendere decisioni più informate con dashboard in tempo reale e di misurare le prestazioni con un reporting avanzato per tutti i tuoi eventi. Questo perché la nostra piattaforma fornisce alle aziende intuizioni di business trasformative, in modo che siano in grado di valutare le prestazioni degli eventi, comprendere meglio le opportunità di guadagno e, in ultima analisi, fornire un’esperienza superiore ai loro partecipanti.

Inoltre, con la possibilità di monitorare le campagne, è possibile monitorare l’andamento delle di eventi in tempo reale e riconoscere le aree che necessitano di miglioramenti prima della conclusione dell’evento. Nel complesso, gli utenti hanno a disposizione tonnellate di dati per prendere decisioni migliori e migliorare costantemente i risultati degli eventi. (es. clic sul sito web, conversione e-mail, ab testing,…..). Infine, con il modulo di reporting è possibile inviare al comitato dell’evento, agli sponsor e alle pubbliche relazioni report personalizzati e pronti per essere esportati in una varietà di tipi di file o condividerli via e-mail con i vostri stakeholder!

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Investono in Verde Solutions https://www.azavista.it/investono-in-verde-solutions/ https://www.azavista.it/investono-in-verde-solutions/#respond Wed, 23 Oct 2019 00:40:47 +0000 https://www.azavista.it/?p=21407

Ma perché le grandi e piccole aziende stanno prendendo provvedimenti per ridurre la loro impronta ecologica? Bene, ci sono molte ragioni.

Il più ovvio è l’impatto positivo che ha sull’ambiente e sulla salute, che risulta essere molto redditizio per le aziende in termini di reputazione. Inoltre, le aziende possono ottenere numerosi vantaggi competitivi quando diventano ecologiche, come risparmio sui costi, ottimizzazione dei processi e mitigazione dei rischi. È un dato di fatto, il 62% dei dirigenti considera una strategia di sostenibilità necessaria per essere competitiva oggi, e un altro 22% pensa che lo sarà in futuro.

Sebbene questi vantaggi siano più tangibili, ci sono altri benefici che possono derivare da decisioni ecologiche. Studi recenti hanno dimostrato che misure ecologiche portano ad una maggiore produttività del lavoro. Inoltre, IMD ha pubblicato uno studio in cui il 76% dei dirigenti ha affermato che l’impegno nella sostenibilità contribuisce positivamente al valore per gli azionisti a lungo termine.

Inoltre, quando si adatta agli standard ambientali, un’azienda subisce cambiamenti organizzativi che alla fine portano ad un aumento della formazione e delle relazioni interpersonali. Per non parlare del fatto che i dipendenti, in particolare i giovani, tendono a sentirsi meglio con la propria azienda quando sanno che sta lavorando attivamente per essere eco-compatibili. Oggi, rendere più verde la tua azienda rappresenta anche una grande opportunità per attaccare nuovi clienti e aumentare i profitti, principalmente perché preferiscono lavorare con partner verdi rispetto alle industrie convenzionali.

Ma perché “diventare green” è redditizio?

Le pratiche commerciali sostenibili aiutano le aziende a raccogliere guadagni economici pur rispettando l’ambiente. Questo è il motivo per cui ogni giorno sempre più aziende si appoggiano a queste pratiche, quindi non vengono lasciate indietro. Quelli che non riescono a cogliere questa tendenza, diventeranno irrilevanti per le nuove esigenze di marketing.

Allo stesso modo, i costi aggiuntivi di progettazione e costruzione di soluzioni ecologiche stanno diventando più accessibili per le aziende che vogliono abbandonare i metodi di produzione convenzionali. In realtà, questo approccio all’inizio può essere superficialmente costoso, ma quando lo si confronta con il costo del ciclo di vita, non c’è davvero una differenza più grande. È un dato di fatto, secondo il World Economic Forum, le aziende che si concentrano sull’ecoinnovazione stanno crescendo ad un tasso annuale del 15% in un momento in cui molti concorrenti rimangono piatti. Un altro fatto interessante è che la maggior parte delle banche predilige le attività ecologiche nell’attribuzione dei prestiti.

Come si comportano i consumatori verso questo percorso?

Sin dall’industrializzazione e dalla crescita dello sviluppo, il mondo ha dovuto affrontare la devastazione e l’inquinamento delle sue risorse naturali e, di conseguenza, la vita umana è stata influenzata negativamente dalla devastazione ambientale e dall’inquinamento. Di conseguenza, le persone hanno già iniziato la ricerca per garantire un futuro che sostenga la vita in condizioni appropriate per ogni singolo essere vivente. Ad esempio, i consumatori non sono rimasti insensibili a problemi ambientali come l’inquinamento e il riscaldamento globale, ecco perché hanno iniziato a valutare se i prodotti che acquistano rispettano l’ambiente o meno, a parte le caratteristiche di prezzo e qualità.

Allo stesso modo, le aziende sono consapevoli che i problemi ambientali stanno acquisendo importanza per le persone, quindi hanno modificato di conseguenza le loro strategie di produzione, produzione, servizi e marketing. Tutto ciò con l’obiettivo di raggiungere il concetto di “green marketing” per i consumatori. Ad esempio, in Azavista abbiamo implementato un approccio sostenibile dall’inizio del 2019, con l’intento di disporre della soluzione più ecologica in loco per gli eventi.

Perché stiamo facendo questo?

Nel corso degli anni abbiamo visto troppe conferenze che utilizzano la plastica in ogni aspetto degli eventi. Questo uso eccessivo di materiale sintetico è stato un problema urgente non solo per questo settore, ma anche per molti altri. Pertanto, poiché ci preoccupiamo per l’ambiente e comprendiamo le conseguenze dell’uso della plastica, ci siamo spostati verso soluzioni sostenibili per fornire una migliore alternativa ai nostri clienti. La nostra speranza è che in un paio d’anni l’uso di soluzioni ecologiche diventi un requisito, anziché solo un’opzione.

Come lo stiamo facendo?

Dopo aver condotto ricerche approfondite sull’impatto dei porta badge in plastica e del cordino in plastica (nonché dei badge adesivi), abbiamo notato che ogni badge stampato genera molti rifiuti. Questo è quando abbiamo iniziato a cercare una soluzione alternativa per questo. Ora stiamo lavorando per implementare materiali biodegradabili su prodotti come badge, porta badge e cordini in modo che possano essere riutilizzati e riciclati. Queste alternative sono in grado di biodegradarsi in normali condizioni di discarica entro 5 anni, mentre i prodotti tradizionali, come i porta badge in vinile, possono impiegare fino a 400 anni per degradarsi. È qualcosa che non possiamo semplicemente ignorare.

Finora, siamo orgogliosi di dire che la maggior parte dei prodotti che utilizziamo non rappresentano una minaccia per l’ambiente. Ad esempio, i nostri badge sono realizzati con carta certificata FSC® (avanzi di pasta di legno) e i cordini sono realizzati al 100% con materiali in poliestere riciclato. Allo stesso modo, utilizziamo portabadge biodegradabili, che possono biodegradarsi rapidamente in biomassa alla fine del loro ciclo di vita.

Per continuare con questo scopo, vogliamo incoraggiare l’uso di soluzioni ecologiche per la stampa batch in loco non solo per i nostri clienti ma anche per altre aziende che stanno ancora lavorando con i metodi tradizionali.

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6 Idee Uniche per Eventi Aziendali https://www.azavista.it/6-idee-uniche-per-eventi-aziendali/ https://www.azavista.it/6-idee-uniche-per-eventi-aziendali/#respond Wed, 23 Oct 2019 00:37:10 +0000 https://www.azavista.it/?p=21406

1. Visita un produttore locale

Porta la tua squadra per un’esperienza divertente ed educativa in un vigneto o birrificio locale – o per un’alternativa analcolica, vai in una fattoria o in un mercato locale per vedere da dove provengono i prodotti locali.

2. Organizza una “Giornata della famiglia”

Organizza un carnevale o una fiera per far divertire i tuoi dipendenti con la loro famiglia. Questo è un ottimo modo per collegare la loro vita lavorativa con la loro vita familiare.

3. Pianifica un evento aziendale per i tuoi dipendenti

Organizza una palla di classe, una festa in costume o anche un pranzo di lavoro per i tuoi dipendenti. È un modo divertente e creativo per farli rilassare e socializzare – e forse anche competere per un premio come “miglior costume”!

4. Celebrare le vacanze insieme

Dal momento che è considerata la stagione delle donazioni, organizza un evento di beneficenza natalizio e consenti a diversi dipartimenti di raccogliere fondi per rifugi per senzatetto o banche alimentari.

5. Pianificare un’attività di volontariato

Riunisci il tuo team di dipendenti per fare volontariato per una causa a loro scelta. Pianifica qualcosa in cui la tua azienda e i suoi dipendenti possano “restituire”. È un’esperienza utile per il team building!

6. Rompere un record mondiale

Ciò ispirerà e motiverà il tuo team e consentirà ai dipendenti di creare un retaggio duraturo per la loro azienda. Rompere un record mondiale è piuttosto un risultato – qualcosa che puoi continuare a provare ogni anno!

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I 5 suggerimenti principali per selezionare il miglior fornitore di soluzioni in loco https://www.azavista.it/i-5-suggerimenti-principali-per-selezionare-il-miglior-fornitore-di-soluzioni-in-loco/ https://www.azavista.it/i-5-suggerimenti-principali-per-selezionare-il-miglior-fornitore-di-soluzioni-in-loco/#respond Wed, 23 Oct 2019 00:34:35 +0000 https://www.azavista.it/?p=21405

A causa dei rapidi cambiamenti tecnologici e della crescente quantità di fornitori sul mercato, è possibile scegliere troppe opzioni: alcune di esse possono offrire il servizio adatto alle proprie esigenze, altre no. Questi fattori potrebbero rendere la ricerca un po ‘più complicata. Fortunatamente, c’è un modo per semplificare l’intero processo!

Come soluzione di gestione degli eventi, conosciamo tutti gli aspetti critici che dovresti prendere in considerazione quando scegli il tuo fornitore in loco. Quindi, abbiamo creato un elenco dei nostri 5 migliori consigli per scegliere il miglior fornitore in loco:

1. Determina le tue esigenze e i tuoi obiettivi

La prima cosa da fare come organizzatore di eventi è il brainstorming e la realizzazione di requisiti specifici che il provider dovrebbe fornire per l’evento. Ma prima di farlo, dovresti farti queste domande: quali sono i miei bisogni e obiettivi attuali? Cosa mi aspetto dal mio fornitore di soluzioni in loco? Una volta che hai una risposta, vedrai che elencare le tue esigenze sarà molto più semplice.

Inoltre, consigliamo vivamente di avere i requisiti pronti prima di esaminare le proposte. Perché? Bene, pianificando in anticipo un solido elenco di condizioni per i fornitori, sarà più semplice giudicare ciascuno valutando quanto sono soddisfatte.

La nostra intuizione:

È sempre bene ascoltare i consigli dei professionisti quando prendono una decisione importante. Quando si esaminano le proposte, chiedere consigli lungo il percorso, in modo da poterli combinare con le proprie competenze e l’elenco dei requisiti. Questo è anche un buon indicatore per vedere quanto siano esperti e qualificati i provider.

2. Confronta le tue migliori soluzioni

Dopo avere un elenco chiaro delle tue esigenze e dei tuoi obiettivi, devi fare alcune ricerche per filtrare le soluzioni in loco che soddisfano le tue esigenze, fino a trovare la soluzione perfetta. Certo, sappiamo che guardarsi intorno tonnellate di fornitori possono essere un compito scoraggiante (e richiede molto tempo), soprattutto se sei un organizzatore di eventi. Quindi, il modo migliore per restringere le tue opzioni è quello di cercare pagine come Capterra, blog di settore degli eventi e altri siti relativi agli eventi per aiutarti a trovare la soluzione giusta.

Nel restringere le opzioni, prendere in considerazione aspetti quali la reputazione, anni di esperienza, numero di clienti, tipo di soluzioni che fornisce, tra gli altri.

Inoltre, avere una lista di controllo con le tue condizioni aiuta ad accelerare il processo, poiché puoi rimuovere immediatamente un’azienda dalle tue opzioni se mancano un requisito. Un altro buon modo per filtrarli è quello di valutare le necessità che stai cercando nel software in base all’importanza, poiché una caratteristica potrebbe essere un bel desiderio, ma non un must. Dopo aver selezionato i tuoi preferiti, puoi confrontarli tutti per vedere se esiste una soluzione che offre qualcosa di diverso dal resto.

La nostra intuizione:

Ecco una panoramica di ciò che di solito ci si può aspettare da un fornitore di servizi “Soluzione in loco”:

  • Registrare
  • Stampa badge
  • Monitoraggio dei partecipanti
  • Acquisizione di piombo
  • Rapporti e analisi
  • App per eventi mobile

Tra i servizi standard offerti, è necessario trovare un provider con un fattore differenziale che potrebbe essere più adatto al proprio evento.

Ad esempio, un fattore che ci separa dalle altre aziende è che in Azavista stiamo lavorando per diventare il fornitore più ecologico implementando materiali biodegradabili su prodotti come badge, porta badge e cordini, in modo che possano essere riutilizzati e riciclati. Se sei interessato a ridurre l’impatto sulla plastica durante gli eventi, questa soluzione potrebbe essere la soluzione migliore. È solo una questione di cercare la soluzione giusta per le tue esigenze e obiettivi.

3. Richiedi più preventivi

Questo è molto importante: non ottenere un preventivo da un solo fornitore! Anche se sei sicuro di concludere l’affare con una specifica azienda, ottenere più di un preventivo è la migliore pratica. Inoltre, queste citazioni serviranno come punto di riferimento per confrontare i fornitori in futuro. Inoltre, guardando più fornitori, si ha un’idea dei prezzi standard del settore.

La nostra intuizione:

In Azavista offriamo preventivi su misura per ciascuno dei nostri potenziali clienti poiché comprendiamo che i loro requisiti e obiettivi sono unici, quindi l’offerta dovrebbe seguire tali criteri.

4. Vai con il tuo istinto

Alla fine della giornata, collaborerai con il fornitore selezionato prima, durante e dopo l’evento, quindi prenditi il tuo tempo per valutare tutte le opzioni.

Se non ti senti sicuro delle tue scelte, chiedi maggiori informazioni o torna all’elenco che hai creato e richiedi preventivi diversi dai fornitori. Quando trovi la scelta migliore, saprai che è la volta, perché ti sentirai bene.

La nostra intuizione:

Dopo aver scelto il fornitore, non affrettare il processo di chiusura dell’accordo, poiché potresti perdere alcuni dettagli importanti perché non hai ricontrollato tali informazioni. Dalla nostra esperienza, sappiamo che questo tipo di offerte richiede tempo, quindi cerchiamo di avere tutte le chiamate e / o le riunioni necessarie con i nostri potenziali clienti fino a quando non troviamo l’offerta migliore.

 

5. Preparati al successo

Ora che hai concluso l’accordo con il tuo fornitore di soluzioni in loco, è tempo di assicurarti che la tua esperienza in loco vada a buon fine offrendo un’esperienza eccezionale ai partecipanti durante l’evento. Prima dell’evento, dovresti conoscere tutti i dettagli sul team in loco che ti supporterà durante l’evento. Servizi come il check-in, badge, recupero di piombo e altro, devono essere spiegati e concordati con il tempo. La nostra intuizione: Ad Azavista, forniamo un team di conferenze per supportare il personale in loco durante l’evento, inoltre, giorni prima, forniamo al tuo team sessioni di allenamento adeguate. Inoltre, aiutiamo a spedire, intensificare, configurare e testare la tua tecnologia in loco per l’evento.

Hai altri modi per selezionare il tuo fornitore in loco? Ci piacerebbe sentirne parlare nella sezione commenti!

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8 consigli di marketing per vendere più biglietti per il tuo evento https://www.azavista.it/8-consigli-di-marketing-per-vendere-piu-biglietti-per-il-tuo-evento/ https://www.azavista.it/8-consigli-di-marketing-per-vendere-piu-biglietti-per-il-tuo-evento/#respond Wed, 23 Oct 2019 00:32:46 +0000 https://www.azavista.it/?p=21404

Of course, unless your company is nationally renowned, that is unlikely to happen.

Nevertheless, you can still achieve a sold-out event if you play your cards right when it comes to selling your tickets. A few simple yet underutilized marketing tips will ensure you don’t have a venue full of empty seats come event day.

1. Start Early

Whatever date you plan to begin selling your tickets, begin a week or two before that. In fact, announce two separate dates when the tickets will be going on sale. The first will be an early bird special and should be exclusive to subscribers or customers with a membership. A discount should also be included during the early bird sale. The second date is when tickets become available for everyone else at retail price.

The early bird special and discount can also be used as an incentive to encourage customers to sign up for a membership program. Make the announcement on your social media feeds as well as on the main social network page for your event. Include a huge clickable “sign up” icon with a crafty call-to-action.

2. Sell Next Event’s Tickets During Current Event

If you host events on a regular basis, then use your event to begin selling tickets for the next one. Make the announcement before the event comes to a close and offer a discount as a reward for attending the current event. Make it known that the discount is only in effect if purchased before the end of the event.

You can sell the tickets in person by setting up a booth and designating a few staff members to sell hardcopy tickets. Better yet, if you incorporated an event app for your event, then include a customized function that allows attendees to easily order their tickets through their mobile. Speaking of apps, a service like Azavista enables organizers to incorporate a native event app into their conference for easy guest registration and data analytics.

3. Promote the Location of the Event

What are some of the nearby attractions within a cab drive distance of the venue? Are there notable landmarks worthy as a backdrop for a selfie? If your event includes attendees from other cities, states, or countries, then they might be interested in stopping by these locations. If there are popular restaurants, bars, or clubs nearby, have a few staff members take a selfie or two at these locations and use the pics for promoting the event as a whole. Here’s an example of promoting your event while mentioning the area: Our event is located within a stone’s throw of San Francisco Pier where you’ll be able to take in the breathtaking sight of the beautiful coast. While you’re here, stop by Luigi’s Ice Cream for a delicate treat that has become a local favorite for over 50 years. Why should you promote the area? For one thing, promoting nearby businesses and attractions is a selfless thing to do. Secondly, it gives attendees some site seeing benefits that add to their overall experience and impression of your event.

4. Start a Contest

Ticket sales skyrocket tenfold if your staffers get involved. Have them use their own social media channels to spread the word of the event. Make their efforts worthwhile by making it into a contest. Provide an incentive for those whose referrals lead to X amount of sales. The incentive can be as small as a gift card or as extravagant as a paid vacation depending on how big your budget is. Similarly, you can also promote a group effort and offer an incentive for the whole group if everyone’s collective efforts lead to X tickets being sold. The incentive can be an office party with full catering or a bonus in everyone’s next paycheck.

5. Make Your Event Just as Fun as It Is Educational

Sure, most people will be attending your event to hear a guest lecturer or learn something that will benefit them in some area of their lives. However, adding a bit of entertainment value wouldn’t hurt either. Perhaps after the lectures and workshops, you can incorporate an after-party where cocktails are served. The entertainment can include a number of activities, such as:
  • Techno dance party
  • Karaoke hour
  • Performance from a local performer, such as a musician, comedian, or dancer
Why do you need to promote the fun stuff? While the main attendees are attending for the educational content, remember that most of them will likely be bringing along spouses, children, and friends. These people are the secondary attendees and would not attend your type of event on their own. By promoting the entertainment aspect of the event, you can appeal to this demographic.

6. Hype the Event With “Mini Events”

Create some sort of countdown where each day includes a “mini-event” that helps build up anticipation for the upcoming event. The concept is similar to the whole “12 days of Christmas” scheme where children create a chain out of construction paper and remove a link as each day passes to commemorate being one day closer to Christmas. Here’s an example of what you can add for each countdown:
  • Day 5: live webinar
  • Day 4: social media contest with ticket giveaways
  • Day 3: video testimonial featuring attendees from the last event.
  • Day 2: guest blog post from one of the event’s guests speakers
  • Day 1: a “see you there” video message
Your countdown should start at least 10 days before, though the example above provides some ideas of what you can incorporate. The end of every mini event should include call-to-action encouraging followers to buy their ticket if they haven’t already done so.

7. Get Your Sponsors Involved

A big turnout would benefit your sponsors just as much as it would benefit you. This is why you should encourage them to get involved and promote the event using their own social media outlets. Your sponsors are likely better established than you are, hence why they have the budget to fund your event. As such, they also likely have a larger connection base. While the bulk of the promotion is your responsibility, don’t be afraid to ask your sponsors to promote the event by linking to your ticket sales page.

8. Create Different Ticket Options and Packages

This is a good option if your event is held over the course of several days. There will be members who may decline to attend due to not being able to attend the whole event. For this reason, create different ticket types to accommodate those who may only be able to show up for part of the event. You can, for example, have the regular ticket that’s good for the whole event and another that’s good for just the first day or two. The latter, of course, should be sold at a cheaper price. You can also do the same if the event includes an after-party. You can keep that part of the event separate from the educational workshops and conferences that come before. Create ticket options that are good for both events, good for workshops only, and good for the after-party only.

Selling Tickets Is all in a Day’s Business

Selling tickets really isn’t hard work at all. You just have to make it really worthwhile for guests to attend and market the hell out of the event. If all the steps are in place, then there really isn’t any reason why tickets shouldn’t sell like hotcakes.

This is a guest contribution by Dan McCarthy, Event Manager at Venueseeker, a comprehensive online venue guide based in the UK. Dan has 5 years of event project management under his belt. He has worked on many successful events and currently, he shares his knowledge by writing on the company blog. Follow him on Twitter @DanCarthy2.

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Sfide che gli organizzatori di eventi devono affrontare nella gestione dei progetti https://www.azavista.it/elementor-21397/ https://www.azavista.it/elementor-21397/#respond Wed, 23 Oct 2019 00:20:03 +0000 https://www.azavista.it/?p=21397

Not only they need to stay on track with deadlines, but also with the budget, resources, and team members. Imagine having to do that for every upcoming concert, sporting event, industry conference or festival that is assigned in their work agenda. 

Sounds like a hard and overwhelming job for one person, right? Well, the truth is that an event planner also relies on teamwork, good communication, a budget and a whole lot of project management to make it happen.

If you think about it, all events can be seen as big (or small) projects. Projects have a starting date, an ending date and they need coordination between multiple people to achieve success… Sounds just like an event!

Certainly, event planners have managed projects all along, that’s why they’re able to simplify processes such as organizing tasks and people. But, just like project managers, they can face issues in the planning and management of events. Here’s a list of the most common challenges event planners struggle:

Challenge #1:Overspending

At some point, every event planner has faced this challenge while working at an event. It commonly happens when the “plan and spend as you go” method is used, which often leads to overspending or finding out that there isn’t enough money to finish the project. Once you get to this point, it’s too late to fix it and there’s no turning back. 

Since event expenses can add up fast, it’s critical to establish a budget and decide where and how you’ll spend the funds as soon as you start planning the project. You can do that by researching the event supplies and documenting estimated costs to have a final budget. Don’t forget to consider extra funds for any hiccups that you could encounter along the way. 

TIP: A great way to stay on track with the budget is registering all of the event expenses in an online event management tool. Not only you can keep all of the expenses aligned, but also you can simplify the processes of sourcing and handling suppliers. This will help you make accurate projections of what the actual costs look like. 

Challenge #2: Unrealistic deadlines and lack of milestones

Before starting a new project, you have to set deadlines that the team needs to hit along the way. If these deadlines and milestones aren’t properly identified, it’s very likely that they will be missed, causing serious issues. For instance, missing a deadline can make you lose the venue because the reservation payment was not made in time. 

This can make or break an event, so you can’t risk having unrealistic deadlines or milestones that you won’t be able to reach. You can tackle this is by having soft deadlines and hard deadlines. The hard deadlines bring more pressure to the table since they would heavily affect the event if not achieved. On the other hand, the soft deadlines create a gentle landing for a task, since it doesn’t have big repercussions if it’s not completed in time. 

TIP: With a task and project management solution, you can plan your project and be on top of your schedule. In Azavista, you can use a single dashboard to manage your team’s time and follow colleagues’ activities, ensuring there aren’t more delayed tasks! The tool also allows you to forecast realistic deadlines using historical data from previous events.

Challenge #3: Poor communication

An event planner usually needs to work with so many individuals during the planning and execution of an event (speakers, sponsors, vendors) that it’s easy for someone to forget a detail that was previously discussed, which creates confusion and unnecessary follow-up emails. If there isn’t a fluent communication between the team, it is likely that important details will be forgotten, causing the event to fail. 

Now you know why keeping open communication between all parties involved is fundamental for any event planner! In fact,  most project management tools come with their own built-in communication system for you to automate follow-up messages and reminders every time a deadline approaches. 

TIP: In order to streamline the entire planning process and communication, the project management solution tool that event planners use should allow them to quickly send requests for approval and follow up on the status of those requests, from the same interface. 

Challenge #4: Not being prepared for the risks

Just like project management, things can change last minute during the event execution, and everyone must adapt. From last-minute cancellations to sponsor withdrawals or financial troubles, all of them are risks inherent in any type of event. 

Related read: 9 Threats To Your Event (And How to Overcome Them)

The best course of action to deal with these issues is to create a contingency plan ahead of time, in order to predict limitations and potential risks. First, you need to identify these risks so you can later figure out how likely is to occur and how severe it could be. Then you’ll be able to prioritize them and prepare/implement strategies to manage these risks. 

TIP: It’s good to have one tool for a specific purpose, like tracking your events, setting up payments & ticketing, creating an event app, among others. However, this is time-consuming because you’re switching between tools to get everything done. With one or two integrated solutions, you can optimize your processes and save time, especially if you need to make any type of change. 

Are you an event planner and have experienced these challenges before? Share them in the comments below!

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